02 mei WAAROP LETTEN BIJ DE KEUZE VAN EEN CATERAAR VOOR EEN EVENEMENT

De catering speelt in veel gevallen een grote rol, zo niet een hoofdrol.

Niveau, samenstelling en kwaliteit van het culinaire gedeelte dienen aan te sluiten bij doelgroep, doelstelling en de uitstraling van het evenement. Welke plek de catering ook inneemt, belangrijk is dat niveau, samenstelling en kwaliteit van het culinaire onderdeel passen bij de uitstraling van het evenement en dat de cateringvorm waarvoor je kiest (brunch of lunch, uitgeserveerd diner of buffet, borrel of high tea et cetera) moet passen in het geheel voor wat betreft duur, timing, kwaliteit en kwantiteit.

Welke partycateraar?

Zorg dat u de verzorging van voedsel en drank uitbesteedt aan een goede partycateraar. Die is niet zomaar gevonden. De eerste stap op zoek naar een partycateraar is goed op te letten tijdens de evenementen die u bezoekt. Zijn de hapjes lekker en zien ze er goed uit? Hoe verloopt de drankenverzorging? Hoe is de houding van de medewerkers van het cateringbedrijf en gaat de cateraar professioneel te werk? De hamvraag die u zichzelf zou moet stellen is eigenlijk: zou ik mijn gasten willen trakteren op de hapjes en drankjes van deze partycateraar? Zo ja, dan kunt u verdere stappen ondernemen. Vraag folders op, lees eventueel relevante artikelen in vaktijdschriften, en vraag naar referenties om u nog beter te kunnen oriënteren. Tijdens een oriënterend gesprek kunt u de kwaliteit nog beter inschatten. Vraag dan ook eens naar de logistiek van de organisatie. Beschikt de cateraar over koelwagens en mobiele keukenapparatuur en hoe transporteert hij de hapjes? Probeer of u een kijkje mag nemen in de (voor-)bereidingskeukens en vraag naar de manier waarop het eten wordt klaargemaakt. Werkt de cateraar bijvoorbeeld al volgens HACCP(Hazard Analysis Critical Control Points)? Dit is een door de Europese overheden opgelegde methode voor het hygiënisch bereiden en opdienen van voedsel. De gezondheidsinspectie controleert hier steeds vaker op. Belangrijk is ook te vragen naar de professionaliteit van de gastvrouwen en gastheren. Zijn zij gediplomeerd? Hebben zij voldoende ervaring? Is het mogelijk hen te laten bedienen in uniform of in bij het evenement passende kleding? Vraag de cateraar ook naar de mogelijkheden van tafelindeling, tafellinnen, passend servies en glaswerk. Om een indruk te krijgen van de fantasie en mogelijkheden van de cateraar kunt u vragen naar een fotoboek van evenementen die hij gecatered heeft. Belangrijk bij het zoeken naar een goede partycateraar is dat u er de tijd voor neemt. Tijdens het evenement zelf wordt immers pas duidelijk wat deze dienstverlener werkelijk te bieden heeft. Neem dus geen risico’s en ga nooit zomaar alleen op een fraaie advertentie af.

Tip

Vraag de cateraar altijd naar benodigde stroom- en watervoorzieningen en spreek af wie deze zaken regelt.

Huiscateraar of ‘eigen’ cateraar?

Er zijn verschillende soorten cateraars. Sommigen zijn bijvoorbeeld vast verbonden aan een locatie. Toch kunt u in veel gevallen uw ‘eigen’ cateraar meebrengen, maar dan wordt wel een uitkoopsom in rekening gebracht. Meestal is dit 15% van hetgeen er van buitenaf wordt gecatered. Vraag hier dus altijd naar. Naast de cateraar op locatie en de cateraar die van buitenaf wordt ingehuurd, kunt u voor kleinere evenementen ook nog denken aan de traiteur. Bedenk wel dat deze voedselverzorgers vaak alleen uitgerust zijn voor kleine bijeenkomsten. U moet ze meer zien als culinaire ondersteuning.

Culinaire programmaonderdelen

Net als andere programmaonderdelen moet ook de catering worden afgestemd op de doelstelling van het evenement. Zo is een uitgebreid buffet tijdens een receptie een beetje over-done terwijl een kopje thee met een koekje aan het einde van de middag en na een flink symposium te mager is. Kies dus een cateringvorm die bij uw evenement past. Hieronder volgen daarvoor enkele suggesties. Uiteraard zijn er nog veel meer mogelijkheden. Laat ook uw cateraar hierover een advies uitbrengen.

• aangeklede thee en/of koffie

• koffietafel

• picknick

• broodjeslunch

• buffetlunch (koud/warm)

• buffetdiner (koud/warm)

• culinair diner met meerdere gangen

• barbecue

• dessertbuffet

• bittergarnituur

• borrelhapjes, toastjes, belegde stokbroodjes

Benodigde hoeveelheden

Voor welk(e) vorm(en) van catering u ook kiest, houd altijd rekening met uw gasten. De kans dat een of meerdere van uw gasten een speciaal dieet volgen uit gezondheids- of religieuze overwegingen is groot. Vraag vooraf naar eventuele diëten of zorg ervoor dat het buffet bijvoorbeeld natriumarme, vet- of suikervrije gerechten bevat. Sommige gasten zullen wellicht graag vegetarisch of veganistisch eten. Houd ook daar rekening mee bij de samenstelling van gerechten. Zo’n gebaar wordt vaak op prijs gesteld.

Aantallen en gemiddelden

Niets is zo vervelend om veel eten weg te moeten gooien of om ‘nee’ te moeten verkopen aan gasten die speciaal voor uw evenement een avond hebben vrijgemaakt. Het bestellen van de juiste aantallen is dus van groot belang. Uiteraard kan de partycateraar u hierbij adviseren. Hieronder vindt u voorbeelden van enkele gemiddelden.

• Koffie/thee

Tijdens een ontvangst met koffie en thee kunt u rekenen op anderhalf kopje per persoon. Duurt de ontvangst heel kort, houd dan rekening met één kopje per persoon. Tijdens een koffie- of theepauze van ongeveer twintig minuten moet u rekenen op één kopje thee of koffie per persoon.

• Aperitief

Als vuistregel kunt u het eerste uur van het evenement rekenen op een gebruik van drie drankjes. In de daaropvolgende uren worden gemiddeld twee drankjes per persoon gebruikt.

• Wijnen tijdens diner

Tijdens een diner wordt gemiddeld één glas wijn per gang gedronken. Tijdens het hoofdgerecht is anderhalf glas een goed gemiddelde.

• Bittergarnituur en hapjes

Per uur eten uw gasten tijdens een evenement ongeveer vijf hapjes per persoon. Gaat u na het aperitief aan tafel, geef dan alleen wat nootjes of zoute koekjes of trakteer op enkele verfijnde hapjes.

De cateraar zal u altijd vragen naar de hoeveelheid gasten die u verwacht. Geef een schatting en spreek af dat u een paar dagen voor het evenement de juiste aantallen doorgeeft. Bij diners en buffetten voor kleine gezelschappen moet u altijd het juiste aantal doorgeven: u verwacht 25 gasten, bestel dan ook 25 couverts. Bij sitting-diners -of het nu grote of kleine diners zijn- geeft u ook altijd het juiste aantal door. Mochten enkele genodigden toch verhinderd zijn, dan zal de cateraar de couverts na enige tijd afruimen. Laat u verder altijd adviseren door de cateraar. Hij heeft tenslotte de meeste ervaring op dit gebied. Uiteraard krijgt u het beste beeld van de benodigde hoeveelheden als u de genodigden vraagt hun komst naar het evenement aan te kondigen. Houd er dan rekening mee dat er toch nog altijd een klein percentage van deze groep op het laatst verhinderd is.

bron: http://www.draaiboek.net/